Зочид буудлын худалдан авалт, ханган нийлүүлэгчид

Зочид буудлын бизнес нь өрөөний цэвэрлэгээ үйлчилгээтэй холбоотойгоор цэвэрлэгээний бодис, нэг удаагийн ариун цэврийн хэрэглэл, машин техник гэх мэт болон хоол ундааны албаны үйл ажиллагаатай холбоотойгоор хүнсний бүтээгдэхүүн, уух зүйлс, тоног төхөөрөмж, жижиг хэрэглэлүүдийг тогтмол болон нэг удаагийн худалдан авалт хийх эрэлт хэрэгцээ байнга үүсдэг. Том хэмжээний зочид буудлуудад бие даасан худалдан авалтын хэлтэстэй байдаг бөгөөд урьдчилан батлагдсан худалдан авалтын журмын дагуу зах зээлийн үнээр, эрүүл аюулгүй бүтээгдэхүүнүүдийг сонгон авч чаддаг. Гэвч манай улсын дийлэнх зочид буудлууд нь худалдан авалтын ажлыг нярав эсвэл тухайн албаны дарга, менежерт дангаар хариуцуулснаар хяналтгүй, танилынхаа бараа бүтээгдэхүүнийг нийлүүлэх, нийт борлуулалтаас хувь авах (авлига) гэх мэт хандлага ажиглагддаг нь нууц биш.
Тиймээс танай зочид буудлын зардлыг бодитоор хэмнэх, нэр хүндэд үлэмж нөлөө үзүүлэх чанартай худалдан авалтыг хийх, тэдгээрт хяналт тавьдаг байхад тань бага ч болов нэмэр болох үүднээс энэ удаагийн нийтлэлийг хүргэж байна.
Худалдан авалтын процесс гэж юу вэ?
Худалдан авалтын процесс нь бизнесийн үйл ажиллагааны хэрэгцээнээс үүсдэг бөгөөд нэг удаагийн эсвэл давталттай худалдан авалт гэж ангилж болно.
 
Худалдан авалтын процесс нь аль нэг албаны дарга, менежерийн хүсэлтээс эхэлж тухайн байгууллагын худалдан авалт хариуцсан ажилтантай (зарим тохиолдолд санхүүгийн алба байж болно) ярилцан бараа бүтээгдэхүүний тусгай шаардлага, нарийн орц найрлагын талаар нэгдсэн нэг ойлголттой болно. Үүний дагуу худалдан авалтын ажилтан судалгаа хийж ханган нийлүүлэгч нараас (хамгийн багадаа гурав байх) үнийн санал, бүтээгдэхүүний чанар, хамтран ажиллах нөхцөл зэргийг хүлээн авч тэдгээрт багаараа (албаны дарга, худалдан авалтын хэлтэс эсвэл ажилтан, санхүүгийн алба) үнэлгээ хийж тэдэнтэй гэрээний нөхцлийг тохиролцоно. Нийлүүлэгчид үнэлгээ хийхдээ санал болгож буй үнийн мэдээллээс гадна тухайн бараа бүтээгдэхүүн эрүүл мэндэд ээлтэй эсэх, байгаль орчинд учруулж буй хор хөнөөл, хүүхдийн хөдөлмөрийн мөлжлөг зэрэг нийгмийн хариуцлагын хүчин зүйлсийг маш нарийн, нямбай шалгах хэрэгтэй.
Хоёр тал худалдан авалт, нийлүүлэлтийн нөхцлийг харилцан тохиролцож чадсанаар хамтран ажиллах гэрээг баталгаажуулна. Төлбөрийн нөхцөл, үнэ, тоо хэмжээ зэрэг мэдээллийг худалдан авалтын системдээ бүртгэнэ. Хэрэв энэ төрлийн системийг ашигладаггүй бол санхүүгийн систем дээр мэдээллүүд бүрэн харагдаж байх шаардлагатай. Нэгэнт баталгаажин системд орсон бараа бүтээгдэхүүнийг хэрэгтэй тоо хэмжээгээр захиалгын хуудсын дагуу, заасан хугацаанд захиалан, хүлээн авч үйл ажиллагаандаа хэрэглэх нь харьцангуй хялбар, алдаа дутагдал гарахаас сэргийлэх болно.
Худалдан авалтын гэрээ нь хоёр талын харилцааг урт хугацаанд, үр дүнтэй үргэлжлүүлэх гол бичиг баримт тул ойлгомжгүй нээлттэй асуудал орхигдуулахгүй үүднээс агуулгыг доорхи байдлаар бэлтгэвэл зохистой.
· Ерөнхий зүйл
· Үндсэн нөхцөл (нийлүүлэх хугацаа)
· Үнэ
· Захиалга өгөх процесс
· Хөнгөлөлт
· Маркетингийн хамтын ажиллагаа
· Даатгал
· Гэрээ цуцлах нөхцөл
· Нууцлал
· Хяналт шалгалт
· Гэрээг үнэлэх
· Холбоо барих
· Баталгаажуулах гарын үсэг
Худалдан авалттай холбоотой гэрээний нөхцөл, мэдээллүүдийг багтаасан нэгдсэн файлыг үүсгэж хадгалах нь худалдан авалт хариуцаж буй ажилтны үүрэг бөгөөд энэ хүснэгтээс зочид буудлын эрх бүхий ажилчид богино хугацаанд хэрэгтэй мэдээллүүдээ төвөггүйхэн хардаг байх зорилготой.
 
Гэрээний жагсаалтаас гадна тухайн худалдан авахаар тохиролцсон бүтээгдэхүүний шаардлага, үзүүлэлтийг хавсаргана. Мөн гэрээнд тухайн ханган нийлүүлэгчийн ёс зүйн дүрэм, эрүүл ахуйн байдлын гэрчилгээ зэргийг багтааж болно.
Сонирхуулан хэлэхэд хэрэв танай байгууллага олон улсын байгууллагын зочидыг хүлээн авч хамтран ажиллах гэрээ хийх тохиолдолд тэд танай зочид буудлын ёс зүйн дүрэм, байгаль орчны хөтөлбөр, авилга хээл хахуулиас ангид зэрэг мэдээллийг асуухаас гадна ханган нийлүүлэгч нар тань мөн дээрхи шаардлагуудад нийцсэн байхыг шаарддаг тул та бүхэн гэрээ хийх шатнаасаа эхлэн эдгээрийг тооцоолсон байх нь танай борлуулалтад дэмжлэг үзүүдэг байх нь ээ.
CIPS буюу Худалдан авалтын институтээс 2014 онд гаргасан судалгаагаар
албадан хөдөлмөр эрхлэлт 150 тэрбум ам долларыг бий болгож, судалгаанд хамрагдсан бизнесийн байгуулагууд 40 хувь нь тодорхой хэмжээгээр авилга, хээл хахуульд холбогдсон байдаг гэсэн үр дүн гарсан. Иймээс энэ тоог бууруулахад дэлхийн өнцөг булан бүрт үйл ажиллагаа эрхэлж буй бүх аж ахуйн нэгжүүд хамтдаа тэмцэж, нийгмийн хариуцлагатай ажиллахыг уриалсаар байна.
 
Худалдан авалтын гэрээний онцлогоос хамаарч тодорхой хугацаанд эсвэл гэрээ дуусахад дүгнэж үнэлгээ өгдөг байх хэрэгтэй. Үнэлгээний загвар нь танай зочид буудлын үйл ажиллагааны процессын онцлогоос хамааран янз бүр байж болох бөгөөд нийлүүлэлтийн явцад алдаа гарсан, харилцаа холбоонд хүндрэл үүссэн зэргийг дүгнэн гэрээг сунгах эсэхийг шийддэг байхыг зөвлөж байна.

Хэрэв танай зочид буудал худалдан авалт хийх үйл явцаа урьдчилан тогтоосон журмаар шийдэж, үйл ажиллагаандаа хэвшүүлж чавдал ажилчид бүр цаг хугацааг үр ашигтай зарцуулах, тооцоолоогүй сул зардлууд гарах, эрүүл ахуйн дүрэм зөрчих зэрэг эрсдлүүдээс урьдчилан сэргийлж чадна.